¿Qué hay que tener para ser un buen organizador de eventos?

Más allá de los conocimientos técnicos como la elaboración de una P&L, una escaleta o un presupuesto, existen ciertas cualidades personales que todo profesional de este ámbito debe potenciar.

Quien se dedica o quiera dedicarse al mundo de los eventos debe poseer habilidades sociales y de comunicación efectiva para interactuar con clientes, proveedores y su propio equipo. La creatividad y la atención al detalle son esenciales en el diseño de eventos atractivos.

Asimismo, es imprescindible ser resolutivo ante los problemas y contar con capacidad de negociación. El control presupuestario y las relaciones interpersonales sólidas son también fundamentales. Por último, el liderazgo y el conocimiento técnico son claves para coordinar equipos y utilizar las herramientas adecuadas.

En resumen, un equilibrio entre organización e ingenio creativo.

Para trabajar en el sector de eventos destacaría como principales cualidades la curiosidad y la capacidad de ideación, así como el carácter resolutivo.

Curiosidad por la capacidad innata que se debe tener para coger inspiración de cualquier entorno que nos rodea (tanto a nivel de propuesta visual, avance tecnológico o nuevos materiales…), saberlo reinterpretar en el lienzo en blanco que supone cada evento y tener capacidad de ideación para ponerlo a favor de un storytelling de marca.

Las grandes ideas surgen sin duda de las emociones pero tienes que ser capaz de visualizar la idea, conceptualizarla, convertirla en una historia de marca y producirla hasta el último detalle para que los asistentes no solo vivan una gran experiencia, sino además quieran compartirla y amplificarla. Y para lograr este objetivo, es clave tener la empatía de ponerte en el lugar del asistente que va a vivir tu evento, entender qué puede esperar de esa experiencia de marca o qué va a valorar que le aporte utilidad, cómo le puedes sorprender (y que te conviertas en memorable) y cómo puedes aportar un plus experiencial para, aparte los objetivos específicos del evento, entretener.

Por otro lado, la otra gran virtud para trabajar en el sector de los eventos es el carácter resolutivo, aportando pleno control para la implementación de lo planificado, así como para la búsqueda de alternativas ante cualquier incidencia que pueda surgir en el camino.

Más allá de la creatividad y la capacidad de organización, un buen profesional se debe diferenciar, por ejemplo, por habilidades de comunicación para captar patrocinadores, clientes y negociar con proveedores. Además, es importante tener conocimientos en gestión financiera, para poder elaborar presupuestos, controlar los gastos y maximizar los recursos.

Otro de los puntos clave es contar con habilidades de liderazgo y trabajo en equipo. Es fundamental saber motivar a todas las partes implicadas en un evento y delegar de forma eficiente. También hay que cuidar a los proveedores para que den su máximo rendimiento y tratar con cariño a los clientes y patrocinadores, para que continúen apoyando económicamente el evento.

Por último, un buen gestor de eventos debe tener una clara habilidad para la gestión de riesgos, tanto antes del evento, anticipándose a posibles riesgos (climáticos, logísticos, de seguridad, etc.), como durante el evento, en caso de que sea necesario tomar decisiones arriesgadas sin margen de tiempo.

Como tendencia, la tecnología, el uso de datos y la inteligencia artificial tendrán un papel relevante en los próximos años en el sector de los eventos. Además, las exigencias y regulaciones sobre sostenibilidad en los eventos se irán incrementando, por lo que es necesario estar formado en la materia para conocer, entre otros aspectos, cómo minimizar la huella de carbono generada en un evento, cómo medirla y, posteriormente, cómo compensarla.

Un profesional del sector de los eventos, para mí tiene un perfil polifacético: sabe de todo y no sabe de nada.

Lo primero debe ser un gran comercial, puesto que va a estar todo el día vendiendo, a sus clientes por supuesto, pero sus ideas dentro de la empresa.  Debe ser un buen negociador, por la misma razón que lo anterior.

Además, debe ser creativo: una persona que vive mirando, que sabe cruzar ideas, ir más allá. Debe dominar los números, para presupuestar y saber dónde está su límite en los presupuestos. Debe estar a la última, ser inquieto, que le guste leer, la música, las nuevas tecnologías, la moda, la comida, viajar.

Es un perfil que no se encuentra, se hace a lo largo del tiempo. Para ello debe de formarse en todos los departamentos de la empresa: cuentas, producción, creatividad, financiero, digital.