Cómo triunfar en la organización de un mega evento

Organizar eventos a gran escala puede ser un reto, pero con una buena planificación es posible lograrlo con éxito.

Acuérdate de estos 5 tips para tu próximo gran evento:

1- Ponte con tiempo, la prisa no es tu amiga

El secreto está en empezar a preparar el evento con tiempo, con una planificación detallada que incluya todos los aspectos del evento. Involucra a tu equipo principal lo antes posible y asegúrate de que todos sepan cuáles son sus roles y responsabilidades. Acuérdate de compartir actualizaciones periódicas y cualquier pregunta urgente que necesite respuesta.

Las reuniones de seguimiento, cadenas de correos electrónicos y grupos de WhatsApp funcionan muy bien para compartir ideas y mantener a todos informados. Ojito, respeta los horarios que nos conocemos 😉

2 – Busca el lugar adecuado

Los eventos para un gran número de personas que requieren amplios espacios limitarán tus opciones, así que prepárate una lista de opciones viables, valora las ventajas y los inconvenientes, y asegúrate de que puedan asistir tus principales interesados.

Algo muy obvio que no se nos puede pasar a los organizadores de eventos: asegúrate de tener espacio para todo lo que planeas hacer, por ejemplo, estacionamiento, salas de descanso, zona de entretenimiento, dónde va a ir el catering, cuántas sillas caben…

No te olvides de la logística: ¿cómo se trasladará toda esta gente al espacio y desde él? ¿Hay suficiente parking, pueden venir en transporte público? ¿Es accesible? ¿Hay espacio suficiente para que los asistentes se registren? ¿Cabe el toro mecánico que me ha pedido el cliente?… y como estas, mil preguntas más.

3 – La experiencia del asistente

Los grandes eventos suelen incluir actividades adicionales para atraer al público, como música en vivo, demostraciones de cocina o una zona de descanso. ¿Qué puedes añadir para darle el factor sorpresa a tu evento?

También recuerda que tu prioridad es que el asistente disfrute al máximo de la experiencia. Presta atención a detalles pequeños como los procesos de registro. Evita largas filas, ya que en eventos grandes esto puede ser un problema. ¿Puedes tener múltiples puntos de entrada, una aplicación de registro o registro automático, por ejemplo? Instala señalización clara, asegúrate de que el lugar sea completamente accesible y de contar con todo el apoyo que necesites en esta área.

Ofrece una programación atractiva y variada para las diferentes necesidades de una audiencia más grande, con muchas oportunidades para hacer contactos, una amplia gama de opciones de comida y bebida, así como una zona tranquila para que los asistentes puedan escapar en cierto momento del ruido y alboroto si lo necesitan.

4 – Comunicación, comunicación, comunicación…

Es esencial tener una comunicación abierta y clara con todo el equipo, además de con los proveedores y asistentes.

• Reuniones operativas cada X tiempo, aumentando la frecuencia según se acerque la fecha del evento.
• Feedback constructivo y constante.
• Resolver preguntas: no te puedes dar el lujo de que alguien tenga dudas el día D, dedica tiempo a resolver cualquier cuestión que pueda tener tu equipo antes del evento. Un equipo informado es un equipo eficiente.

5- Espera lo inesperado, y prepárate

Por desgracia, las cosas pueden salir mal, y a grandes eventos, grandes problemas. Prepara posibles escenarios por adelantado, así como planes B o C para abordarlos.

Define: el problema que puede surgir, quién se ocupa de resolverlo, cómo debe resolverlo, qué hacer en caso de que el plan A no salga bien… Con TODO lo que se te ocurra.

Sabemos que una invasión alienígena es bastante improbable, ¿pero y si coincide con tu evento? Pues eso. Otros problemas más probables son un incendio, una tormenta (¿os acordáis de Filomena?), que alguien se haga daño, que un miembro del equipo se ponga enfermo, que haya comida en mal estado… 

Los eventos al aire libre, SIEMPRE necesitan plan B, ya que el clima es muy fácil que juegue en nuestra contra. La mayoría de las veces, el cliente ni siquiera será consciente del segundo o tercer plan que el equipo ha considerado, pero es muy importante tenerlo en mente por si se necesita.

Organizar eventos es emocionante y estresante a partes iguales, haz todo lo que está en tu mano para hacer que el proceso no te desespere y que el resultado sea un éxito.

Fuente: Event Industry News