Las 9 herramientas de IA que necesitas usar como organizador de eventos

La IA ha llegado para facilitarnos la vida, no para sustituirnos. Te desgranamos 9 herramientas impulsadas por inteligencia artificial que te ayudarán a ser más eficiente el proceso de producción de un evento.

Lo primero de todo:

¿Qué debo esperar en las herramientas de gestión de eventos de IA?

Planificar una conferencia internacional es muy diferente a planificar una reunión B2B para un equipo de ventas. Los eventos tienen sus matices, así que si buscas una herramienta de gestión de eventos de IA, busca funcionalidades útiles como:

• Automatización del flujo de trabajo: una herramienta de gestión de eventos debe simplificar el proceso de producción tanto como sea posible. Busca tecnología de IA que utilice algoritmos de aprendizaje automático para agilizar la selección del lugar de celebración, la programación o la configuración de la plataforma de eventos virtuales o híbridos.
• Gestión de asistentes: deja que la IA tome las riendas de la inscripción y el registro de los asistentes. Si cuentas con la herramienta de IA adecuada, puede incluso hacer matchmaking para potenciar las oportunidades de networking del evento.
• Ayuda en marketing: ¿necesitas ayuda para escribir mensajes en las redes sociales o idear el correo electrónico promocional perfecto? Apóyate en la IA, desde la generación de textos hasta gráficos y vídeos. OJO, que SIEMPRE bajo supervisión humana, que luego llegan las sorpresas.
• Análisis de datos: utiliza la IA para extraer datos e identifica rápidamente tendencias interesantes en la participación de los asistentes, seguimientos y mucho más. Conocer al público es la clave en la toma de decisiones.

Ahora que sabemos esto…

Estas son las 9 mejores herramientas de IA para la organización de eventos

1- ClickUp

Con cientos de sugerencias basadas en investigaciones, ClickUp AI es el único asistente con inteligencia artificial adaptado a su función como organizador de eventos. Puede ayudarte a encontrar proveedores, un lugar de celebración, ponentes o temas para las sesiones…  También sirve para:

• Planificar y generar tareas de gestión de eventos
• Redactar planes de eventos y utilizar plantillas de planificación de eventos
• Generar ideas innovadoras para eventos corporativos
• Crear contenido para eventos

Sus mejores atributos:

• Muy visual y personalizable
• Se pueden ver los progresos de las tareas en tiempo real
• Automatización de procesos

Sus desventajas:

• Es una plataforma de pago
• Hay tantas herramientas que puede ser abrumador al principio

2- Chat GPT

ChatGPT de OpenAI casi rompe Internet cuando debutó en 2022. No es la herramienta de IA más avanzada para la gestión de eventos, pero si necesitas ayuda con medios basados en texto, esta es una gran herramienta gratuita al alcance de todos y muy intuitiva de usar.

ChatGPT es ideal para encontrar ideas e inspiración. No te va a solucionar la vida, pero puede que te de ese empujoncito que necesitas para salir de un bache.

Sus mejores atributos:

• Se puede usar para hacer brainstorming
• Te puede dar ideas para crear un plan de evento y de comunicación con un objetivo específico
• Puede ahorrarte tiempo en redactar correos, copys o descripciones, aunque sean como primer borrador.

Sus desventajas:

• No siempre funciona, el servidor se cae con frecuencia
• No puede crear contenido multimedia
• No puede gestionar ningún tipo de proceso

3- Soundraw

Soundraw sólo genera música. Si estás buscando ritmos contundentes para una próxima fiesta de baile con DJ o quieres crear una música corporativa para tu entrega de premios, Soundraw es para ti.

Ólvidate de los dolores de cabeza de la concesión de licencias de música mediante la creación de canciones completamente únicas sólo para tu evento. Sólo tienes que introducir un par de textos y Soundraw lo hace todo.

Sus mejores atributos:

• Crea tu propia música y olvídate de las licencias
• Genera música ilimitada, adaptada a cada momento del evento
• Personaliza la música

Sus desventajas:

• No tiene ningún atributo para optimizar la logística del evento
• Tiene una selección limitada de música y de géneros en su versión gratuita

4- Jasper

Jasper se especializa en creación de contenidos de marca. Al igual que ChatGPT, trabaja sobre todo con contenidos basados en texto, pero incluye funciones de marketing para dar a conocer un evento. Se puede usar   para escribir blogs, generar un calendario de contenidos, planificar campañas en redes sociales, optimizar contenidos para SEO y ejecutar campañas de marketing integradas.

Además, si necesitas imágenes, Jasper también tiene una solución para eso. El generador de arte por IA de Jasper crea imágenes de alta resolución y libres de derechos para eventos.

Sus mejores atributos:

• Es capaz de aprender de tu tono y forma de comunicar para crear textos más realistas
• Puedes crear también contenido gráfico y visual
• Cuenta con plantillas para crear contenido

Sus desventajas:

• Las imágenes que genera tienen una calidad limitada
• Es de pago

5- Lumen5

Lumen5 es una plataforma de edición de vídeo intuitiva: arrastrar y soltar. Es muy similar a soluciones como PowerPoint así que, si puedes hacer una presentación de diapositivas, puedes construir un vídeo en Lumen5.

Lumen5 es, sobre todo, un editor de vídeo, pero tiene una herramienta de IA para la gestión de eventos. Su función de IA convierte automáticamente los resúmenes de eventos o una conferencia entera, en vídeos cortos, lo que reduce considerablemente el tiempo que tendrás que dedicar a promocionar los momentos más destacados del evento en las redes sociales.

Sus mejores atributos:

• Convierte el texto a vídeo
• Tiene cientos de plantillas
• Acceso a bancos de imágenes como Shutterstock o Unsplash

Sus desventajas:

• Sigue en fase de desarrollo para alcanzar su máximo potencial
• Para usarla al completo hay que pagar

6- Marketing CoPilot

Tu aliado en el marketing del evento definitivo. Esta herramienta de calendarización de marketing y embudo de ventas es compatible con la promoción de eventos, así que si estás deseando aumentar la asistencia de tus  eventos, esta podría ser la herramienta que necesitas.

La herramienta de IA de Marketing CoPilot se basa en ChatGPT, pero añade una capa de conocimientos centrados en el marketing a las respuestas para ofrecerle información más relevante. Esta herramienta está diseñada para B2B, así que si estás planeando una conferencia o congreso, Marketing CoPilot se encargará de la creación del funnel, la promoción y el procesamiento de los datos de los asistentes por ti.

Sus mejores atributos:

• Puedes generar contenido
• Está pensada para concebir una estrategia de marketing
• Se integra con las aplicaciones de Microsoft

Sus desventajas:

• Está poco extendida en el mercado, por lo que hay pocas referencias aún
• Se encarga más del análisis de datos que de la organización del evento

7- Murf

Esta herramienta potenciada con IA crea locuciones con calidad de estudio que suenan igual que las voces de personas reales. Utiliza Murf para anuncios, vídeos y presentaciones en tu próximo evento. Puedes modificar Murf como quieras, así que es un sueño hecho realidad para cualquier empresa que necesite generar locuciones personalizadas en cuestión de minutos.

Sus mejores atributos:

• Está disponible en más de 20 idiomas
• Tiene una herramienta de clonación de voz para imitar a la perfección un audio existente
• Puedes doblar un vídeo entero en cuestión de minutos

Sus desventajas:

• Las voces parecen a veces algo robóticas
• La versión gratuita es muy limitada, aunque el plan básico mensual es de 19$ al mes durante 1 año.

8- Taskade

Es la herramienta definitiva para la organización de tareas, crear listados inteligentes y gestionar proyectos en equipo de forma remota.

Se puede parecer a ChatGPT, por lo que puedes hablar con la IA de Taskade para generar contenidos adaptados a las tareas habituales de planificación de eventos. La IA también se integra con otras funciones de Taskade, ayudándote a hacer más trabajo en menos tiempo.

Sus mejores atributos:

• Hay 700 tareas automatizadas dentro de la plataforma
• Puedes tomar notas y ver las de tus compañeros en tiempo real
• Genera mapas y esquemas de contenido, así como flujos de trabajo en pocos segundos

Sus desventajas:

• No está específicamente pensada para eventos

9- Namelix

¿Estás perdiendo la cabeza buscando un nombre para tu evento? ¿Necesitas un eslogan? Namelix es tu herramienta. Su algoritmo de aprendizaje automático es capaz de aprender a medida que la utilizas, por lo que la herramienta recomienda opciones más relevantes cuanto más la utilizas.

Sus mejores atributos:

• Filtrar los resultados por palabra clave, longitud, etc.
• Se puede entrenar la plataforma con el uso que le das
• ES GRATIS

Sus desventajas:

• Está poco extendida en el mercado, por lo que hay pocas referencias de su uso

Nuestro sector se está abriendo camino en el área de la IA, por lo que la mayoría de herramientas no están específicamente creadas para los organizadores de eventos. Sin embargo, esta tecnología se puede adaptar y usar en ciertos momentos clave del proceso de creación de un evento que pueden ser tediosos.