7 Claves para gestionar al público en estadios y venues deportivos

La organización de grandes eventos en espacios dedicados al deporte, como los estadios de fútbol, son cada vez más habituales. Prueba de ello es la reforma del Estadio Santiago Bernabéu en Madrid, cuya reforma y diseño  han sido claramente influenciados por su potencial como espacio de organización de eventos, más allá de su carácter deportivo.

¿Cómo gestionamos la entrada de TANTAS personas en un espacio de este tipo?

7 claves para gestionar la afluencia de personas en estadios:

1- Que no te engañe el tamaño del pabellón

Es posible que el tamaño de un pabellón deportivo te lleve a una falsa sensación de seguridad. «El recinto tiene capacidad para 60.000 personas; yo solo llevo a 14.000, voy sobrado» , spoiler: el público se comporta de forma diferente.

Hay que tener en cuenta que la afluencia para un evento deportivo y para un evento cultural como un concierto son MUY diferentes. En la mayoría de los acontecimientos deportivos, los asistentes tienen 90 minutos para llegar y entrar. Es un flujo diferente al de miles de asistentes que llegan en autobús al mismo tiempo o que están esperando durante días en la puerta del venue para coger el mejor sitio.

El público deportivo llega en un flujo constante y consistente y tiene asientos asignados. En comparación, la llegada de los asistentes a un evento como un concierto, recién llegados del centro de la estación, aeropuerto o del hotel, es como el lanzamiento de una bomba. Llegan todos a la vez y no saben a qué entrada dirigirse. No saben dónde quieren sentarse o ponerse de pie y sólo hay ujieres para ayudarles si tú, el organizador, les has dicho lo que tienen que hacer.

2- La experiencia del asistente empieza cuando pone un pie en el autobús

La clave está en una señalización y comunicación claras sobre los horarios de los autobuses. La coherencia y la familiaridad son también fundamentales. Además, son una ocasión perfecta para dar continuidad a la imagen corporativa del evento y de crear ambiente antes de un momento clave, como una fiesta o una dinámica de teambuilding.

También hay que pensar de forma estratégica en los lugares de recogida y de llegada: cercanía con el espacio, facilidad de maniobra y aparque, posibles rutas alternativas.

3- Varias entradas y uso de detectores de metales

Los estadios deportivos tienen múltiples entradas. ¿Cuáles son las mejores para agilizar el acceso? El representante y el jefe de seguridad del recinto suelen recomendar cuáles abrir en función del número de asistentes.

Ten en cuenta que es posible que el recinto se base en el modelo típico de llegada de los aficionados al deporte y no en el modelo de todos llegan a la vez. Puede ser complicado, porque cada entrada que se abra puede tener un impacto en el presupuesto (más seguridad, más equipo de control de accesos…).

Hay que familiarizarse con los detectores de metales y los protocolos de seguridad de la entrada. La política específica en materia de bolsas, detectores de metales y protocolos de seguridad puede influir enormemente en el flujo de asistentes al recinto. Aunque nunca hay que sacrificar la seguridad en aras de la rapidez, hay formas de aumentar la velocidad de las colas, por ejemplo eligiendo detectores de metales más modernos o sofisticados.

4- Control de bolsos y mochilas

Los estadios deportivos se han vuelto más limitados en cuanto al tamaño permitido de los bolsos y mochilas que puede llevar un asistente. Asegúrate de que entiendes los límites y de que las normas se comunican repetidamente a los asistentes. Recomendamos que el equipo de seguridad del acceso haga un control de bolsos, por si acaso.

5- Personal de gestión de filas

Será necesario contratar personal para el exterior del recinto que dirija a los asistentes a las colas y también a otras entradas, si fuera necesario.

Dependiendo de la credencial de entrada (tarjeta de conferencia o pulsera de concierto), ese personal deberá comunicarse con los asistentes para asegurarse de que tienen sus credenciales a mano para pasar por seguridad más rápidamente. A veces, el propio estadio cuenta con este personal. En cualquier caso, es conveniente que haya un supervisor de su equipo en cada entrada para resolver los problemas y redirigir a los asistentes en caso necesario.

6- La comida y la bebida

A la hora de planificar la comida y la bebida del evento recomendamos que, en la medida de lo posible, se utilicen las concesiones existentes y la comida que el recinto sirve habitualmente.

Por lo general, los estadios deportivos no son el lugar adecuado para ofrecer comida sofisticada y complicada. Puede que el servicio de catering interno acepte ofrecer «sushi», pero lo más probable es que no sea muy bueno, o que lo traiga un proveedor externo sobre el que no tienes ningún control y que puede que ni siquiera conozcas.

Aquí el preguntar por la exclusividad del catering cobra mayor relevancia, porque según lo que queramos hacer es posible que el coste por trabajar con un proveedor externo para ofrecer un servicio distinto sea muy desproporcionado.

7- Cómo controlar al público en la zona de restauración

La zona de restauración es un punto caliente en todos los eventos. Los invitados que llegan tienden a centrarse en encontrar la comida y la bebida. Para evitar colas y aglomeraciones cerca de las entradas, es aconsejable cerrar los bares y buffets más cercanos a las entradas durante un máximo de 45 minutos. Esto permite a los invitados repartirse por la sala o el estadio y descubrir otras partes del mismo antes de asaltar el puesto de comida.

Si empieza a formarse una cola que provoca aglomeraciones… ¡hay que ser proactivo! Se recomienda asignar a personal de restauración experimentado la tarea de redistribuir a los invitados a zonas con colas más cortas.

Recomendamos colocar estratégicamente al personal para animar a los invitados a adentrarse en el recinto. Convertirlo en un juego con toques de humor puede ser muy eficaz y divertido. También puede ser muy útil la señalización digital e impresa que diga: «Siga adelante para comer y beber» o algo similar.

Fuente: Meetings Today