La inteligencia artificial está redefiniendo la experiencia de los eventos

Te pongo en situación. Son las 10:00 en punto. Se abre la venta de entradas para uno de los eventos más esperados del año y, en cuestión de segundos, miles de personas están haciendo lo mismo: refrescar compulsivamente la página como si eso fuese a darles ventaja. Entonces aparece el mensaje ya mítico: “Estás en la cola virtual. Tu posición es: 18.426”.

La cola ya no es física, es algorítmica; no sabes quién está delante ni qué criterio decide el orden. No sabes quién está delante ni por qué. Solo tienes un número que baja con una parsimonia desesperante… hasta que, con un poco de mala suerte, llega el clásico giro de guion: error inesperado o, peor aún, la temida carita triste anunciando que todo está agotado tras 40 minutos de fe digital.

Hubo un tiempo en el que comprar una entrada implicaba plantarse en una taquilla. Era un sistema imperfecto, sí, pero al menos tenía algo de físico, de medible, de humano. Hoy, el acceso a un evento depende de infraestructuras digitales, servidores en la nube, sistemas de verificación, filtros antibots y, cada vez más, algoritmos capaces de priorizar, detectar patrones de comportamiento o gestionar picos de tráfico en tiempo real.

¿Queremos volver a comprar entradas en taquilla? Tampoco nos vengamos arriba. La tecnología ha hecho que los eventos lleguen más lejos y a más gente que nunca. La cuestión no es tanto nostalgia vs. digitalización, sino algo más incómodo: si este nuevo sistema es realmente más eficiente, más justo… o simplemente más sofisticado en su manera de complicarnos la vida.

Salimos a la calle, ¿cómo aplican la IA y qué piensan de ella los expertos del sector?

Para dar algo de luz sobre este asunto, hemos preguntado a varios profesionales sobre el impacto de la IA en nuestra industria.

Adrián Salamanca, director de Eventos de Newlink Spain, nos explica que ellos primero piensan qué quieren que sientan las personas, qué historia quieren contar y qué papel juega la marca en esa historia, para después evaluar el uso de la tecnología. “El riesgo aparece cuando estos procesos se convierten en protagonistas. En eventos y experiencias de marca siempre defendemos que la tecnología debe ser invisible y que debe sumar”. Si su aplicación hace que la experiencia del asistente sea más compleja – puntualiza – probablemente está mal aplicada.

“Cualquier tecnología, incluida la IA, debe estar al servicio de la experiencia humana y no al revés”, apunta María Gómez, presidenta de EMA (Event Managers Association Spain) y responsable del equipo de eventos corporativos en EMEA en la tecnológica Amadeus. Ella nos dice que esto no es nuevo. Desde su experiencia, “la IA lleva ya muchos años aplicándose en muchos ámbitos, aunque el boom ha llegado ahora con la democratización de su uso, y el acceso masivo a las plataformas”.

IA en eventos: invertir en eficiencia (y dormir un poco mejor)

Tal y como destaca María, el sector de los eventos es muy humano. Y precisamente por eso, su irrupción de la IA no es más que positiva. Bien utilizada, optimiza procesos, reduce horas de búsquedas y comparativas, agiliza la ideación y quita peso a las tareas más administrativas. En resumen: hace que las herramientas de gestión evolucionen… y que los equipos puedan centrarse en lo que realmente aporta valor.

Siendo la gestión una parte fundamental y nada agradecida de nuestro trabajo, la IA bien aplicada se convierte en una gran aliada para los que nos dedicamos a la organización de eventos. Con ello, Fátima Barbero Bayona, Corporate Events Strategist en Lighthouse, nos plantea que en la parte donde más aportan las herramientas de IA sería en el pre y post evento. “Para mí, el potencial principal está en la parte preventa o en la parte de análisis posterior”, aunque Fátima no descarta que algunos momentos del onsitepuedan beneficiarse también, según cómo se implemente.

Está claro que la digitalización en el sector de los eventos va mucho más allá de vender entradas online. La IA se ha colado en prácticamente todas las fases del ciclo del evento: previsión de demanda, fijación dinámica de precios, personalización de la experiencia, gestión de flujos de asistentes, automatización de acreditaciones, análisis de comportamiento…

¿El resultado? Una maquinaria cada vez más afinada que también permite medir con más precisión el impacto real de cada evento. Bien implementada, la IA no es un extra: es una capa transversal que puede aportar valor en casi cualquier punto del proceso.

Desde una perspectiva analítica, Fátima Barbero, nos revela que ellos han incorporado múltiples elementos asociados con IA que les permiten reducir la carga operativa y mejorar el impacto final, es decir, que el proceso de organizar el evento sea lo más eficiente posible, especialmente en su fase de planificación y a la hora de medir el retorno.

No todo son procesos, la IA puede aplicarse a la propia experiencia del asistente dentro del evento

Hay empresas que han optado por un uso de la IA desde el lado más creativo y en la propia experiencia del asistente. Es el caso de Evento Divertido, donde el producto final se centra en el uso de la IA para crear fotografías originales, en su mayoría para eventos corporativos. “Hemos tenido muy buen feedback por la originalidad del servicio y porque las posibilidades de montajes son prácticamente infinitos con la IA”, comenta José Neira, fundador de la empresa, quien además reconoce que sus clientes cada vez piden más innovaciones y que la evolución de la tecnología hace que todo se acelere.

En definitiva: la IA viene para quedarse, hay que ver cómo subirse al carro para que aporte valor y no entorpezca o dificulte la experiencia

Los cuatro entrevistados coinciden en que la IA no es simplemente una tendencia, “es un avance tecnológico que tarde o temprano todo el mundo tendrá que incorporar a su día a día para no quedarse obsoleto” destaca Gómez.

Barbero recalca que es una herramienta estructural para el sector, y reconoce que, en su caso, al formar parte de una empresa tecnológica, la adaptación es más fluida. “En nuestra empresa sí que estamos muy familiarizados con la tecnología, por lo cual te diría que se nos facilitan muchas labores, pero de manera exponencial, ya que somos conscientes de que hay un proceso de invertir en tiempo y en educación y en familiarizarte con las herramientas de la IA”, enfatiza.

Fátima también destaca algo importante: las automatizaciones ayudan en los eventos, pero hay que tener claras qué tareas requieren directamente del toque humano. “Yo soy 100% partidaria de que siempre la estrategia humana va a estar ahí y nunca va a poder ser reemplazada, aunque la tecnología ya es una herramienta que esté integrada en nuestro día a día”, nos dice.

Tenemos que ser realistas, la inteligencia artificial se está convirtiendo en una infraestructura invisible dentro de la industria de los eventos, utilizada para prever, gestionar, personalizar, medir y analizar.

Y esto ocurre en todos los ámbitos de la cadena:

• A nivel estratégico, compañías globales están integrando herramientas de IA para optimizar procesos y anticipar necesidades. 
• A nivel corporativo, los responsables de eventos están analizando cómo la automatización puede mejorar la eficiencia y la medición del impacto.
• En el terreno creativo, agencias especializadas exploran hasta qué punto la IA puede enriquecer el storytelling y la personalización, sin diluir la esencia experiencial.

El reto: tecnología invisible y experiencia humana

Ante este panorama es inevitable que surjan tensiones. ¿Puede un algoritmo gestionar mejor procesos como la asignación de entradas? ¿Hasta qué punto la automatización aporta transparencia? ¿Estamos ante una herramienta que democratiza el acceso o ante una capa de opacidad tecnológica?

Ante estas dudas, también está latente el riesgo de homogenización en las propuestas creativas o ejecución, tal como lo apunta José Neira, de Evento Divertido. Sin embargo, Adrián Salamanca de Newlink, matiza los riesgos de utilizar estas herramientas de manera superficial, “la tecnología por sí sola no crea diferenciación: siempre nos va a ofrecer respuestas similares y generadas para satisfacernos. La verdadera diferencia sigue estando en la idea y en la capacidad de interpretar lo que una marca quiere decirle a sus stakeholders”, subraya.

Si volvemos a imaginarnos que estamos en la escena de la cola virtual, hay que reconocer que no es anecdótica: es el síntoma visible de una transformación más profunda. El evento ya no empieza cuando se abren las puertas del recinto, sino cuando el usuario entra en la web. Y en ese espacio previo, invisible y automatizado, se está redefiniendo buena parte de la experiencia que va a vivir.

La IA promete anticipación, eficiencia y personalización. Suena bien —y lo es—, pero su impacto real va a depender menos de la tecnología en sí y más de cómo se utilice. El reto no es decidir entre tecnología o tradición, se trata de entender qué tipo de tecnología queremos que gestione nuestros eventos… y con qué reglas.

Porque en la era de la cola virtual, nos guste o no, el algoritmo ya no está entre bambalinas: también forma parte del espectáculo.