Evita las catástrofes: 7 errores que pueden arruinar tu evento
Cualquiera de estos errores puede costarte el éxito de tu evento, debes evitarlos a toda costa:
1 – Falta de planificación
Esto puede provocar problemas significativos como perder el tiempo y recursos, tomar decisiones de prisa y corriendo que acaban en catástrofe y una mala comunicación.
Sin metas claras, plazos REALISTAS y una adecuada asignación de recursos tu evento va a ser un caos. ¡Planificar es clave para evitar un desastre y asegurar que tu proyecto salga bien!
2- No te equivoques en la elección de proveedores
Acude a los que ya conoces y si tienes que experimentar, investiga bien los nuevos proveedores para evitar sustos. Pregunta, confirma, investiga… Recuerda la regla del 3, siempre pide 3 presupuestos y compara opciones.
Es muy importante, ya que por culpa de un solo proveedor puedes perder a un cliente importante. Además, debes ser transparente con los proveedores, que conozcan toda la información para evitar malentendidos.
3- Ten consciencia del presupuesto
Asegúrate de saber de cuanto dinero dispones, no vaya a ser que te pongas a pensar a lo grande y a la hora de empezar a trabajar en el evento no tengas capacidad financiera para cubrir ni la mitad de lo que te has propuesto (o peor, de lo que le has prometido a tu cliente que serás capaz de gestionar).
4- Sin promoción efectiva, no esperes el éxito
Sin una promoción efectiva, incluso los mejores productores pueden quedarse en el olvido. Si no inviertes en comunicación, visibilidad y estrategias de marketing, es fácil que tus ofertas se pierdan entre la competencia.
Para triunfar, necesitas usar distintos canales y conocer bien a quién te diriges. ¡No subestimes el poder de una buena promoción para que tu producto brille!
5- Plan B
Siempre hay que tener en cuenta que el evento puede tener imprevistos. Hay que contar con planes alternativos por si esto sucede y mantener a todo el equipo informado sobre qué hacer en caso de contratiempos.
Tienes que tener respaldo para cada aspecto del evento. ¡Evitemos los sustos!
6- Asegúrate de que haya espacio suficiente
No convoques a más personas de las que caben. Tal vez es tu primer evento en ese sitio… infórmate bien del aforo del espacio e intenta estimar el número de asistentes que van a acudir.
También, evita el agobio en el check-in, asegúrate de tener espacio y personal suficiente para atender a todos los asistentes, ¡no queremos empezar el evento con mal pie!
7- El evento no termina cuando se van los asistentes
Si quieres triunfar de verdad y tener éxito para próximos eventos, contacta con los asistentes y haz un seguimiento. Aprovecha el momento justo después del evento, ya que es cuando más fácil será. Agradece la asistencia, manda ofertas personalizadas, haz una encuesta para ver como ha ido todo…
También puedes hacer un seguimiento de los datos del evento, objetivos vs resultados, para comprobar qué aspectos deben mejorarse de cara al siguiente. TRUCO: pregunta a tu staff, es quien mayor contacto ha tenido con el ambiente del evento y puede tener un insight muy significativo del evento.
Fuente: Atlántico Eventos y Eventtia
