6 claves para coordinar tu evento presencial con un equipo en remoto
Organizar un evento en vivo con equipos remotos puede ser un gran reto, pero con estrategias adecuadas, es posible mantener a todos alineados y garantizar un buen desarrollo del evento.
La clave está en tener una comunicación clara, fluida y proactiva, apoyada en herramientas tecnológicas que faciliten la coordinación en tiempo real.
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Elige una plataforma central de comunicación
Primero, lo primero: necesitas un lugar para la comunicación. Herramientas como Microsoft Teams son ideales para concentrar conversaciones, actualizaciones… Así tendrán acceso a información clave y compartir actualizaciones en tiempo real, evitando malentendidos y pérdidas de datos. Incluso puedes establecer un canal de emergencia, por ejemplo, a través de WhatsApp, cuando las cosas se pongan tensas, podrás resolverlo rápido.
Pro tip: Crea canales específicos para cada aspecto del evento, como logística, soporte técnico y atención de emergencias para tener un control en las conversaciones.
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Controles regulares
Los controles regulares no tienen que ser aburridos. Usa videollamadas para aclarar objetivos, resolver problemas y recordar que detrás de esos mensajes hay humanos. Estas reuniones añaden un toque personal, esencial para contribuir a la confianza de el equipos.
Nuestra recomendación: Realiza reuniones breves y enfocadas, con una agenda clara para maximizar el tiempo de todos.
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Calendarios y cronogramas: porque el caos tiene límite
Un calendario compartido, como Google Calendar, junto con herramientas de gestión de proyectos, ofrece una visión clara de plazos, responsabilidades y cambios de última hora. Esto ayuda a cada miembro a entender su rol en el evento, asegurando que todos saben qué hacer y cuándo.
Hack: Crea un Excel detallado, minuto a minuto, que incluya las responsabilidades específicas y compártelo con todo el equipo.
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Deja claro los roles y responsabilidades de cada uno
No quieres que dos personas intenten conectar el proyector mientras nadie está revisando el micrófono. Cada miembro debe saber exactamente qué se espera de ellos y a quién acudir cuando hay dudas. Así evitarás confusiones.
Recomendación: Asegúrate de que todos comprendan sus tareas mediante una esacleta e incluso puedes hacer una sesión de preguntas pre-evento.
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Ensayo general
Antes del evento, organiza un simulacro para identificar posibles puntos débiles en la coordinación. Este ejercicio ayuda a detectar problemas técnicos o de comunicación y así afinar detalles.
Importante: Involucra a todos los miembros del equipo en el ensayo para que todos estén familiarizados con el flujo del evento.
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Comunicación CLARA
Define tiempos de respuesta y niveles de prioridad en los mensajes.
Tip general: Usa emojis para clasificar la urgencia: ???? “¡Pánico total”, ???? “Necesito
ayuda” y ???? “Todo bajo control (por ahora)”.
Coordinar un equipo a través de una pantalla para un evento en vivo puede ser estresante, pero también incluso divertido. La clave está en encontrar un equilibrio entre el profesionalismo y un ambiente relajado que fomente la creatividad y el trabajo en equipo.
Fuente: LinkedIn
