8 Estrategias para una relación efectiva entre el hotel y tú, como organizador de eventos
En 2024 el sector de los eventos ha crecido considerablemente, por lo que la forma en la que colaboramos con los hoteles es más importante que nunca.
Colaborar eficazmente con los hoteles ya no solo es una ventaja: es una necesidad.
Aquí tienes 8 consejos para convertirte en un verdadero aliado de los hoteles, lo que te permitirá conseguir mejores ofertas y oportunidades.
1- Considera la relación de habitaciones con espacios
Muchos hoteles cuentan con una persona encargada de “optimizar el espacio”. Su función es evaluar cada sala de reuniones y compararla con el gasto en alimentos y bebidas y el bloque de habitaciones, para asegurarse de que el espacio se use de manera óptima.
→ Utiliza el espacio que verdaderamente vas a usar, no el que «podría quedar bien». Solicitar menos espacio o reutilizar zonas del que tienes a tu disposición puede ser la diferencia entre recibir una oferta de un hotel o ser rechazado debido a la relación entre habitaciones y espacio.
2 – Conoce el patrón prefe del hotel
Hay hoteles que tienen un cliente tipo con el que se encuentran más a gusto o unas fechas de entrada y salida predilectas. Conocer el patrón preferido de un hotel te permite obtener mejor disponibilidad e incluso, una mejor tarifa. Algunos hoteles prefieren que los grupos lleguen un domingo o entre semana, mientras otros prefieren negocios los fines de semana.
→ Si puedes ser flexible, tendrás una ventaja.
3- Considera la época del año
Conocer la temporada alta, baja o media de una ciudad te ayudará a decidir qué ciudades considerar. Las tarifas hoteleras suelen variar según el clima y la temporada, por lo que pueden variar mucho si consideras cambiar tus fechas unas semanas o meses.
→ Si puedes considerar fechas fuera de temporada o en temporada media, podrías obtener mejores tarifas y disponibilidad en el mismo gran hotel.
4- Conoce los ingresos por habitación ocupada
Si no puedes alcanzar la cantidad, probablemente te cobrarán por el alquiler o rechazarán tu oferta.
→ OJO: Si necesitas espacio para reuniones cada noche que tengas habitaciones, el hotel espera algún gasto en alimentos y bebidas.
5- Lleva un control de tu grupo
Llevar un registro detallado de la ocupación semanal desde que abren las inscripciones hasta la realización del evento te proporcionará información clave sobre lo que tu grupo realmente necesita.
→ Siempre hay una diferencia entre los registros vs los que se presentan al evento. Conocer ese porcentaje te ayudará a contratar un bloque de habitaciones más preciso y a evitar tarifas por incumplimiento. Compartir esta información con los hoteles les ayuda a organizarse mejor.
6- Call de status
Es el momento para analizar nuevas propuestas, evaluando los factores que impactan en los ingresos del hotel.
→ Proporcionando toda la información posible sobre los ingresos totales del hotel y demostrando tu flexibilidad ayudará a que el hotel te apoye. Sé claro con tu presupuesto. Busca relaciones win-win.
7- Haz propuestas una vez estés listo para decidir
Los hoteles ya no reservan el espacio durante seis a diez meses mientras decides. Necesitan ver un movimiento activo una vez que envían una propuesta, como visitas programadas…
→ Respeta el tiempo del hotel. Comunica los plazos de tiempo y mantén informado sobre los próximos pasos y el proceso de decisión. Indecisos chao…
8- Programa una visita al hotel
Esto puede molestar a los hoteleros: no entres en un hotel sin cita previa esperando una visita guiada.
→ Proporciona la información adecuada y programa una visita de prospección para tener una reunión productiva.
El objetivo final es organizar eventos exitosos, y la clave para conseguirlo es la preparación y la colaboración. Fomenta las relaciones sólidas con los hoteles desde el principio.
HOTELES ???? ORGANIZADORES DE EVENTOS
Fuente: Meetings Today
