6 Formas de medir el éxito de tu evento

Demostrar el éxito de tu evento es posible.

Olvídate de decir que tu evento ha sido un éxito basándote solo en elementos cualitativos difíciles justificar en las cuentas de resultados. Es posible medir el éxito de un evento con datos cuantitativos de valor.

Lo primero de todo, márcate objetivos.

Sí, para poder decir si el evento ha sido un éxito o no, es necesario compararlo con lo que nos habíamos propuesto lograr. Marcar objetivos realistas, determinados en tiempo y forma, es la clave para poder medir con mayor precisión nuestro éxito.

Te recomendamos que utilices la técnica S.M.A.R.T. para definir los objetivos de tu evento:

• Specific (Específicos) – no nos sirven las generalidades, concreta qué quieres lograr.
• Measurable (Medibles) – se tienen que poder contabilizar.
• Achievable (Alcanzables) – cuentas con los medios para poder lograrlos.
• Realistic (Realistas) – los pies en la tierra, no te emociones.
• Time-Bound (Determinados en el tiempo) – en cuánto tiempo esperas superarlos.

Por ejemplo, en The Kollective nuestro objetivo es en diciembre de 2024 tener 1.000 seguidores en nuestro perfil de LinkedIn 😉

Cuando ya tienes objetivos definidos y empiezas con la producción del evento… Estos son los 6 parámetros que puedes medir de forma tangible para plasmar la eficacia de la organización, producción y ejecución de tu evento.

1. Registros, inscripciones y venta de entradas

Haz un recuento del número de personas que se espera que asistan al evento porque se han registrado, inscrito o han comprado una entrada (dependiendo de la modalidad del evento).

Es interesante ir viendo la evolución del volumen de inscripciones en el tiempo, para poder establecer patrones y previsiones de las semanas (o días) de antelación en los que más entradas se han adquirido. Esto también permite luego comprobar qué acciones han impulsado este comportamiento, para repetirlo en un futuro.

2. Asistentes finales al evento

El Día D en el check-in del evento habrá que hacer el recuento final de asistentes para calcular el porcentaje de no-show en el evento. Cuánto más bajo sea este %, más éxito de asistencia tendrá tu evento.

3. Actividad en redes sociales

La gente publica en redes si el evento mola. Las redes son una herramienta buenísima de difusión, pero también nos dan muchísimos datos que podemos medir.

Por parte del público asistente: menciones, uso del hashtag, fotos publicadas, nombramientos, etiquetas… hay muchísimos elementos que puedes ir recopilando para justificar el atractivo de tu evento en las redes, además del alcance y la aceptación que ha tenido entre tu público.

Por tu parte, todo el contenido que publiques en redes como organizador del evento también se puede medir: comentarios, «me gusta», recomendaciones, veces compartido, tasa de interacción, clicks en enlaces, impresiones… La mayoría de redes, como LinkedIn o Instagram, incluyen sus propios análisis que puedes consultar en tiempo real y de forma muy intuitiva.

4. Mención y difusión por parte de terceros

Ve más allá de las redes sociales. ¿Has aparecido en un medio de comunicación especializado, generalista, local, nacional o internacional? ¿Algún perfil relevante del sector ha dado difusión a tu evento? ¿Qué otros actores se han hecho eco de tu acción?

5. Participación del asistente en el evento

Independientemente del tipo de evento que estés organizando, en mayor o menor medida el público tendrá que interactuar. Sabiendo cuánta gente ha venido al evento… ¿cuántos han participado de forma activa en el mismo? ¿qué recorrido han hecho? ¿qué puntos han causado más interés?

Existen tecnologías, como el trackeo del recorrido del asistente o de la actividad de una persona dentro de una feria (por ejemplo), que permiten conocer todo esto en detalle. También hay otras opciones, como la gamificación o los talleres con inscripción previa, que permiten contabilizar la implicación de los usuarios en las actividades del evento.

6. Satisfacción del asistente

Si quieres saber si tu evento ha sido un éxito, pregúntaselo al asistente. Las encuestas de satisfacción son una herramienta fundamental en la medición del éxito de un evento, especialmente para toda la parte cualitativa o sensorial de este.

Ojo, que el público empieza a estar harto de responder siempre al mismo modelo de encuesta. Estamos de acuerdo en que cuánto más corta y más amena sea la encuesta, más probable es que sea respondida. Piensa qué te gustaría saber del evento, que te sea útil y de valor para medir el éxito, y formula las preguntas de forma eficiente y creativa.

Los eventos son una herramienta útil y consolidada, los datos nos ayudan a justificar las decisiones que tomamos y a optimizar nuestros recursos para poder organizar mejores experiencias para nuestros asistentes.