Que la única cola sea la del photocall: 8 trucos para evitar esperas

El evento está listo, pero llegan los asistentes y aparece una cola que nadie tenía prevista. Acreditaciones, accesos o guardarropa pueden convertirse en auténticos cuellos de botella. Te contamos 8 trucos para reducir las esperas y mejorar la experiencia de los asistentes desde el minuto uno.

1. Planifica para la hora punta, no para el aforo total

Saber que asistirán 1.000 personas está bien, pero hay una pregunta más importante: ¿cuántas van a llegar al mismo tiempo?

Los minutos previos al inicio de un evento suelen concentrar buena parte de las llegadas, por lo que dimensionar los accesos únicamente en función del aforo total puede quedarse corto.

Justo antes de que empiece el evento es cuando todo el mundo parece ponerse de acuerdo para llegar a la vez. Por eso, organizar los accesos pensando solo en el aforo total puede jugarte una mala pasada.

Si el evento ya tiene ediciones anteriores, revisar los registros de acceso puede ayudar a anticipar estos picos. Porque una cosa es tener capacidad para 1.000 asistentes y otra muy distinta es recibirlos casi a la vez.

2. El check-in, cuanto más sencillo, mejor

Una acreditación que no aparece o un QR que no carga son pequeños imprevistos que, si se gestionan en mitad de la fila, pueden ralentizar todo el acceso.

Simplificar el proceso de entrada y separar la resolución de incidencias del flujo principal permite que los asistentes con su acreditación preparada puedan continuar avanzando.

También conviene comprobar los dispositivos de lectura, las conexiones necesarias y los sistemas de validación antes de abrir puertas.

Y, por supuesto, tener previsto qué hacer cuando la tecnología decide tomarse un descanso.

3. No todos los asistentes necesitan la misma cola

Asistentes generales, prensa, invitados VIP o personas que necesitan asistencia pueden requerir procesos de entrada diferentes.

Cuando el formato lo justifique, habilitar accesos diferenciados ayuda a distribuir mejor los flujos y evitar que determinadas gestiones ralenticen al resto.

Eso sí, abrir más puertas no siempre significa reducir las esperas. Cada acceso necesita una señalización clara, personal preparado y capacidad suficiente para atender a los asistentes que lo utilizan.

4. Una buena señalética ahorra muchas preguntas

Hay una frase que suele repetirse cuando los accesos no están demasiado claros: “Perdona, ¿esta es la cola?”.

La señalética debería resolver esa duda antes de que aparezca.

Colocar indicaciones visibles antes de llegar a los puntos de acceso, identificar las diferentes filas y organizar los recorridos ayuda a reducir confusiones y movimientos innecesarios.

También conviene diseñar las zonas de espera teniendo en cuenta la circulación y la seguridad, evitando que las colas bloqueen otras entradas o recorridos.

5. Reparte las llegadas, no solo al personal

Una de las formas de reducir las aglomeraciones es evitar que todos los asistentes tengan que acceder al mismo tiempo.

En los eventos cuyo formato lo permita, establecer franjas horarias de entrada puede ayudar a distribuir las llegadas y reducir la presión sobre los accesos.

Otra opción es informar previamente sobre los horarios recomendados, los puntos de entrada y los requisitos de acreditación.

Una comunicación clara antes del evento puede evitar muchas preguntas y gestiones innecesarias cuando los invitados llegan al venue.

6. Un staff preparado vale más que improvisar sobre la marcha

Tener suficiente personal es importante, pero saber cómo organizarlo lo es todavía más.

El equipo de accesos debe conocer los diferentes tipos de acreditación, los recorridos del espacio y los procedimientos para resolver incidencias.

También es recomendable asignar a una persona la supervisión de las filas, con capacidad para detectar acumulaciones, solicitar refuerzos o redirigir asistentes cuando sea necesario.

Y aquí está el verdadero reto de producción: conseguir que, cuando algo se complique, cada persona sepa qué hacer sin tener que improvisar en directo.

7. Si toca esperar, que al menos se sepa cuánto

No siempre es posible eliminar las colas, pero sí mejorar cómo las viven los asistentes.

Esperar no le gusta a nadie, pero hacerlo sin saber cuánto falta puede poner a prueba la paciencia de cualquiera.

Por eso, dar tiempos de espera realistas y mantener informados a los asistentes es necesario para que la cola no se convierta en un drama.

Y si además aprovechas ese tiempo para compartir contenido del evento, información útil o mostrar cómo avanza la fila, mucho mejor. Porque esperar se lleva de otra manera cuando sabes qué está pasando.

Aquí la sinceridad es clave: mejor comunicar una estimación razonable que prometer cinco minutos y convertirlos en veinte.

8. Lo que no se mide, vuelve a pasar

¿A qué hora se han formado las mayores colas? ¿Qué acceso ha acumulado más retrasos? ¿Dónde ha hecho falta reforzar el staff?

Los registros de entrada pueden dar muchas pistas sobre qué ha funcionado y qué necesita ajustes. Analizarlos permite tomar mejores decisiones sobre horarios, personal y puntos de acceso de cara a próximas ediciones.

Porque si algo nos enseña el post-event, es que los imprevistos también pueden convertirse en aprendizajes. Y repetir el evento está genial, pero repetir las mismas colas… mejor que no. 

Al final, una buena experiencia también se construye en los momentos que no aparecen en la escaleta. Y conseguir que los asistentes se muevan sin complicaciones es una de esas tareas de producción que apenas se ven cuando todo funciona, pero que se notan enseguida cuando algo falla.