¿Cómo puedes dominar el reloj en tu evento?

Dirigir la producción de un evento requiere mucho trabajo y depende de muchos factores. Hay mucho que gestionar para mantener todo en orden y que salga como esperamos. Se requiere de tiempo y agilidad. Uno de los aspectos que más cuesta controlar, y que pueden causar muchos inconvenientes, es el cumplimiento de la escaleta en todo lo que ocurre encima del escenario. 

Sí, estamos hablando de los ponentes que se vienen arriba cuando les pones un micrófono y hablan sin control: la peor pesadilla de quienes organizan conferencias. 

Te damos 4 trucos para intentar tener al tiempo a tu favor y ser quien controla el cronómetro en tu evento:

1- Ten siempre un as en la manga

Siempre deja un margen de tiempo en el horario para manejar pequeños retrasos. Además, debes tener en cuenta que los oradores se pueden extender, por lo que es recomendable tener algo preparado si esto sucede.

A las malas puedes recortar otros segmentos sobre la marcha o reducir el tiempo de las ponencias para compensar, pero esto no es muy justo para el resto de ponentes. Lo mejor es recortar el tiempo del coffee o reducir las intervenciones del maestro de ceremonias.

2- Ensaya y cronometra

Anima a los ponentes a ensayar y cronometrar sus presentaciones. También deben prepararse para los aplausos y tener esto en cuenta en su discurso, ¡ese tiempo cuenta! Si piensan en esto previamente, seguramente tendrán una idea más realista de cuánto tiempo les llevará su discurso.

3- Cuenta atrás

Pon siempre a la vista del orador un temporizador para que sepa cuánto tiempo le queda, otras opciones pueden ser:

• Un pinganillo en el oído.
•  Señales visuales como tarjetas de colores.
• Un semáforo de tiempo, cambia de verde a amarillo a medida que avanza el tiempo.

Y si estás en el caso extremo de un ponente que no atiende a las señales, siempre puedes usar la técnica de los Óscar: subir la música y apagar su micrófono. Así seguro que pillan la «indirecta» 😉

4- Evita los sustos

Deja claro de antemano a los ponentes el tiempo que tienen y la importancia de la puntualidad. Siempre es bienvenido algún consejo que les pueda ayudar a gestionarse mejor: preparacióm, anticiparles que tendrán cronómetro…

RECUERDA: La agenda debe contener todos los detalles del evento, desde los comentarios iniciales hasta las declaraciones finales. Cada sección tiene un horario específico, con algo de tiempo extra para cualquier imprevisto.

Truco del almendruco: Diles a los oradores que tienen menos tiempo del que realmente tienen, así seguro que cumples la escaleta. Aunque tampoco te pases, que terminar más rápido de lo previsto puede ser un problema a la hora de coordinar otros aspectos del evento, como la preparación para el catering. 

Fuente: Skift Meetings