¿Por qué tantos organizadores de eventos se resisten a adoptar una gestión estratégica?
Imagina esto: los organizadores de eventos se están dejando un montón de dinero en la mesa porque no están aplicando estrategias para gestionar mejor los eventos, sobre todo los más pequeños. Pero, ¿por qué no se sube al tren?
La idea de la gestión estratégica de eventos (SMM, por sus siglas en inglés) se presentó en 2003 por Global Business Travel Association (GBTA), y básicamente consiste en centralizar la organización de eventos, aprovechar el presupuesto para negociar con proveedores y llevar un control de gastos. Suena bien ¿no? Pues, 20 años después, solo las empresas grandes parecen haberse tomado esto en serio.
El miedo al cambio
El problema número uno: nadie quiere cambiar. Muchos organizadores de eventos prefieren trabajar a su aire porque sienten que las estrategias SMM limitan su creatividad. Vamos, que no quieren reglas.
En empresas más pequeñas, el problema es que no hay suficiente presupuesto, tiempo ni personal. Para muchos, estas estrategias parecen complicadas.
Además, si no tienes apoyo de los jefazos, es difícil arrancar. Sin alguien arriba que diga “¡hagámoslo!”, todo se queda en un PowerPoint olvidado.
Los eventos pequeños tienen potencial
Después de la pandemia, más empresas están organizando eventos para fortalecer equipos. Y aunque los eventos pequeños (de unas 10 a 50 personas) parezcan insignificantes, en volumen pueden generar grandes ahorros si se gestionan bien.
*Aunque seas pequeño, cada euro cuenta, y además es una oportunidad para alinear cada reunión con los objetivos de la empresa.
Modernizando el enfoque
Para que no parezca misión imposible, algunos expertos sugieren desmenuzar la SMM en pasos más fáciles. El año pasado, lanzaron un nuevo marco con elementos como cuidado del equipo, seguridad y sostenibilidad. Todo esto se puede gestionar por separado para que sea más manejable.
Y lo más top: digitalización. Las herramientas digitales están cambiando el juego, ayudando a los organizadores de eventos a analizar datos, registrar participantes y automatizar procesos, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Ah, y no olvidemos que la sostenibilidad ya no es un extra, sino una prioridad. Es hora de incluir prácticas eco-friendly en todos los eventos.
Sí, cambiar da pereza, pero implementar estrategias SMM no solo puede ahorrar dinero, sino también hacer las cosas más eficientes y asegurarse de que cada evento tenga un propósito claro. Además, con las herramientas digitales de hoy, es más fácil que nunca dar el salto. ¿A qué estás esperando?
Fuente: Skift Meetings
