Registros de última hora = Ingresos adicionales

El estudio realizado por Maritz revela el impacto que tienen los registros tardíos en los eventos.

Como organizador de eventos, una de las cosas más frustrantes es estar publicando durante semanas: el save the date, múltiples recordatorios, infinitos posts con el link a la página de registro… para estar recibiendo peticiones de entrada la madrugada antes del evento. Nos ha pasado a todos, es una pesadilla. 

Pues bien, según el estudio titulado Registration Insights Report que la empresa estadounidense Martiz ha realizado, puede que estos registros de última hora, aunque sean un dolor de cabeza, pueden incurrir en ciertos beneficios para el evento.

Entremos en materia…

Sobre el estudio

Este informe, patrocinado por Louisville Tourism, recopiló tres años de datos de asistencia a 30 ferias comerciales facilitados por Maritz, contando con el historial de registro de 360.000 asistentes únicos.

Según Maritz, el sector MICE estaba notando cambios en los patrones de registro en los eventos de esta industria y querían entender quién se registra tarde y por qué, para alinear sus estrategias de marketing, precios y logística para optimizar la asistencia y los ingresos del evento.

Emily Laufgraben, directora de conocimiento del mercado de Maritz estableció que con este estudio han aprendido que «los que se registran tarde pueden, en realidad, ser algunos de nuestros asistentes más lucrativos» si atendemos a su patrón de gasto durante el evento.

Los datos clave que se concluyen del estudio

Los datos clave reveladores del Informe incluyen lo siguiente:

• Casi uno de cada cuatro asistentes (22%) esperó hasta la última semana antes del eventp para registrarse.
• El 9% de los asistentes no se registraron hasta que llegaron al sitio.
• El 45% de los asistentes retrasó la inscripción hasta menos de cuatro semanas antes del evento, junto con el 48% de los expositores.
• La tendencia hacia la inscripción tardía ya existía incluso antes de la pandemia de COVID-19, aunque las inscripciones tardías aumentaron durante la era de la pandemia.

Otras conclusiones que nos parecen interesantes

Curiosamente, la encuesta señaló que el típico que se registra tarde es el que asiste por primera vez. Casi el doble de los asistentes nuevos (75%) se registran tarde en comparación con los asistentes veteranos (47%), que normalmente se registran temprano.

El estudio revela que los que incumplen con el timing de registro con frecuencia provienen de industrias que son más laxas en el seguimiento de las reglas. Por el contrario, médicos, profesores y profesionales jurídicos o financieros se encuentran entre los “seguidores acérrimos de las reglas” que se inscriben mucho antes del día de la celebración del evento.

Haciendo una investigación de audiencias, Maritz destaca que cierto perfil de asistente tiene mayores limitaciones de programación personales y profesionales, lo que puede equivaler a una menor certeza sobre la asistencia a un evento. Por ejemplo, según el estudio, “una mujer de 32 años con hijos pequeños enfrenta un conjunto de presiones muy diferentes a las de un hombre de 58 años con el nido vacío”.

Qué implica que alguien se registre tarde a un evento

Las consecuencias de las inscripciones de última hora pueden ser graves: repercuten en la logística del evento, impiden el cálculo del aforo y de las acreditaciones, alteran las estimaciones en catering y el número de personal de apoyo que se necesita…

A nivel financiero, las consecuencias van desde la pérdida de ingresos por reservas de habitaciones del hotel, recargos de proveedores por cambios de última hora…

Pero, ¿es todo negativo?

Los que se registran a última hora gastan más

Si bien los que se registran tarde pueden provocar pesadillas en los organizadores de eventos, según este estudio los rezagados tienden a gastar más durante el evento, más allá del aumento habitual que se da en los precios cuando se miran las cosas con poca antelación.

El estudio encontró que aquellos que se registran en las últimas cuatro semanas gastan en promedio $59 más en comparación con aquellos que se registran con más de 90 días de anticipación.

Aunque el gasto del asistente de última hora sea mayor, lo cual nos da un respiro, estamos convencidos de que todos preferiríamos que la gente evitara registrarse en el último momento. 

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Fuente: MeetingsToday