5 errores de novato total al organizar un evento
Te dejaron a ti la misión de organizar el evento y te creíste que sería pan comido… hasta que te diste cuenta de que organizarlo es más complicado que montar un mueble sin instrucciones.
Si no quieres que tu evento termine siendo un desastre épico, evita estos cinco errores de principiante.
Error #1: No leer la letra pequeña (básicamente, no tener en cuenta los contratos)
Los contratos no son solo papeles interminables con palabras aburridas, son tu salvavidas. Si no revisas bien los términos, podrías terminar pagando una multa gigante por cancelar a última hora. O peor, te podrías quedar sin el espacio porque alguien lo reservó antes que tú. Así que antes de firmar cualquier cosa, revisa bien con alguien que sepa del tema (un abogado, tu compañero sabelotodo, o al menos Google).
Error #2: No usar el poder del regateo
Tu empresa no es la única que organiza eventos, así que usa eso a tu favor. Si tu compañía ya ha hecho eventos antes en el mismo hotel o centro de convenciones, puedes negociar mejores precios o beneficios extra. Quizás consigues un descuento en futuros eventos, habitaciones gratis o incluso mejores horarios. Lo peor que puede pasar… que te digan que no, pero si no lo intentas, podrías estar malgastando dinero.
Error #3: Ignorar la seguridad (porque “seguro que no pasa nada”)
Claro, nadie quiere pensar en emergencias cuando está organizando un evento, pero dejar a un lado la seguridad, es de lo peor que puedes hacer. Desde incendios hasta amenazas, cualquier evento puede verse afectado si no está bien organizado. Antes de que te llegue el caos total, habla con el equipo de seguridad y asegúrate de tener un plan de acción por si algo sale mal. Unos minutos de prevención pueden evitarte un dolor de cabeza gigante.
Error #4: No hacer un evento inclusivo (nadie quiere sentirse excluido)
Si el evento es para más de 15 personas, asegúrate de que sea accesible para todos. Esto no es solo por el “buen rollo”, en muchos lugares es una obligación legal. Considera aspectos como rampas, subtítulos en vivo, opciones para personas con discapacidad auditiva, y por supuesto, menúes que tengan en cuenta alergias e intolerancias. No querrás que alguien termine en el hospital solo porque no preguntaste si alguien es alérgico a los frutos secos.
Error #5: Subestimar el poder audiovisual (o no probarlo antes)
Todo está listo, el CEO está listo para empezar su discurso… y ¡pum! El micrófono no funciona, la presentación no carga o el Wi-Fi decide tomarse el día libre. ¡Error de nuevo! La tecnología puede ser tu mejor amiga o tu peor enemiga. Antes del gran día, haz una prueba técnica, revisa cables, proyectores y asegúrate de que todo funcione. Y si puedes tener un plan B (o un técnico pegado), mucho mejor.
Organizar un evento no es tan fácil como parece, pero con un poco de antelación a los detalles puedes evitar errores de principiante. Léete los contratos, negocia como el crack que eres, no ignores la seguridad, hazlo accesible y asegúrate de que la tecnología esté a tu lado. Sigue estos consejos y serás el héroe de los eventos (o al menos evitarás un desastre legendario).
