El invitado al que nadie invitó…
6 consejos para de gestionarlo
Organizar un evento es un reto constante: todo tiene que estar muy bien organizado, cada detalle… y lo tenemos todo bajo control hasta que aparece «El Invitado que Nadie Invitó». Sí, ese personaje que no está en el listado, pero llega con una sonrisa y (con suerte) alguna excusa creativa. ¿Cómo manejar esta situación sin que el evento se descontrole?
Aquí tienes 6 tips para ayudarte a gestionar esta situación:
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Mantén la calma, NO montes un numerito
Lo primero y muy importante: No entrar en pánico. No es el momento para una confrontación incómoda. Recuerda, que, normalmente, el invitado no viene con malas intenciones. Simplemente, llega por error, por acompañar a un amigo, sustituyendo a otra persona, etc. No sabemos cómo ni por qué, pero seguramente piense que “todos son bienvenidos”.
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Activa tu plan B de comida y bebida
Un extra puede compensarse con una baja, pero ¿y si se va de las manos? Siempre es buena idea contar con un margen extra en el catering. Ese canapé de más que encargaste ahora te va a salvar la vida, o si se trata de una comida sentada, muy importante el menú de sobra.
Trata siempre de contar con un por si acaso, y si no… puedes acudir al viejo truco que nunca falla: La Barra Libre (si hay). No te lo recomiendo, pero si no queda otra, el alcohol siempre compensa su falta de comida.
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Siempre discreto
Siéntalo en una mesa con invitados sociables que puedan integrarlo fácilmente (y si viene de acompañante, siempre lo más cerca posible de él). Evita ponerlo junto a personas clave como el jefe o la familia directa si es una boda. Recuerda, el objetivo es que pase desapercibido.
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Saca al detective que llevas dentro
Asegúrate de que sí es de relevancia en el evento, y no simplemente alguien que ha visto música y comida y te la intenta colar. Es muy importante saber quién es y de donde viene, para saber si reubicarle o dejarle saber que se trata de un “evento privado”.
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Humor y Flexibilidad son tus mejores aliados
A veces, este tipo de situaciones se acaban convirtiendo en anécdotas. Tal vez se convierta en el alma de la fiesta. Mantén una actitud positiva y abierta y trata de escuchar su situación desde el principio.
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Cuando toca decir “no”: siempre con elegancia
Si no puedes permitirte que se quede, aborda el asunto con cortesía. Explica que hay un control de asistencia por cuestiones de espacio o seguridad. Puede ser incómodo, pero es necesario.
Muy importante: cuenta con listas en la entrada, invitaciones digitales con QR, cualquier mecanismo para evitar sorpresas.
Consejo de amigas: la decisión final la tiene el promotor del evento, siempre ten en cuenta sus deseos e indicaciones, tu papel (como organizador de eventos) es lidiar con la situación de la mejor manera posible.
