Claros desde el principio: basta ya con tantas tarifas adicionales en los eventos
Organizar un evento solía ser sencillo. Elegías el lugar y coordinabas el catering. Pero hoy en día, si eres un organizador de eventos, puedes enfrentarte a un bombardeo de tarifas inesperadas si organizas un evento en un hotel.
La práctica de agregar tarifas adicionales a las tarifas de los hoteles está fuera de control, según muchos organizadores de eventos. Aunque algunos pueden negociar para reducir o eliminar estas tarifas, muchos hoteles no ceden.
Primero, tenemos la tarifa de “resort” que muchos hoteles aplican sin pestañear. Muchas veces esa tarifa es una mezcla de impuestos y un cargo fijo por estar allí. Luego viene el cargo por “servicio”, que cubre al personal que te atiende, el equipo de limpieza o el botones. Estos cargos, que pueden parecer pequeños individualmente, al sumarse generan un impacto considerable en el presupuesto final de un evento.
Hay tarifas que tienen tela…
En cuanto a la logística técnica, el uso de electricidad también se ha convertido en un nuevo terreno de tarifas adicionales. Algunos hoteles imponen cargos por el simple uso de electricidad en eventos, ya sea para conectar equipos audiovisuales o encender luces. Esto ha obligado a los organizadores de eventos a estar especialmente atentos a los contratos, donde estas tarifas pueden estar ocultas.
No puede faltar el cargo de “sostenibilidad”. ¡Estamos a favor de salvar el planeta! Pero cuando la habitación aumenta los costes por cada noche reservada por un impuesto turístico, el de aeropuerto y más, el cálculo general asusta.
Otro cargo que llama la atención es la tarifa por el uso del minibar para refrigerar artículos personales, con algunos hoteles cobrando por colocar alimentos o bebidas dentro del minibar de la habitación. Estas tarifas, aunque no comunes en todos los hoteles, añaden una complicación más para quienes buscan ofrecer una experiencia completa a sus asistentes sin inflar los costes.
El uso de sindicatos en la operación de eventos también ha introducido tarifas no negociables, como aquellas que obligan a los organizadores a contratar personal adicional para supervisar la instalación de escenarios o equipos. Esta práctica se está volviendo más común en ciertos destinos, lo que representa un reto adicional para cumplir con las normativas locales sin salirse del presupuesto.
Por último, algunos hoteles han adoptado la tendencia de eliminar mantelería en sus mesas como medida de sostenibilidad, lo que implica que los organizadores deben alquilar la mantelería por separado. Es decir, ahora si quieres que tus mesas luzcan elegantes y no como si estuvieras en un pícnic, te cobran por alquilar los manteles que antes venían incluidos. Además, algunos hoteles imponen mínimos de consumo de alimentos y bebidas no solo en el hotel, sino también en centros de convenciones, lo que duplica los compromisos y complica la planificación financiera.
No queremos malentendidos: seamos claros desde el principio
Así que, para los organizadores de eventos, el nuevo desafío no es solo organizar la mejor experiencia para los asistentes, sino sobrevivir a todas las tarifas ocultas, obligando a todos a ser más estratégicos y detallistas en la negociación de contratos y la gestión de presupuestos.
Hoteles, solo os pedimos que seáis claros desde el principio. Organizadores de eventos, preguntad todas las tarifas y cerrad un presupuesto POR ESCRITO antes de confirmar el evento, así evitamos sustos.
Fuente: Skift Meetings
