6 formas de hacer que el calor no interfiera en el evento
Ha llegado el verano, queda inaugurada la época que tiene como protagonistas al sol, a las terracitas y a las vacaciones. Pero ALERTA: el calor extremo se ha hecho un hueco en la agenda… y ha llegado para quedarse.
En ciudades de cuatro continentes se han alcanzado máximos históricos de temperatura. Según la Organización Meteorológica Mundial, se prevé que el cambio climático aumente la gravedad de las olas de calor.
¿Qué significa esto para los organizadores de eventos?
Como en cualquier momento del año, la seguridad y comodidad de los asistentes es primordial. ¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de organizar eventos en verano ante las olas de calor?
Hay mucho en juego
En España nos gusta el aire libre y contamos con excelentes espacios con terraza, al aire libre, que llevamos los últimos 6 meses esperando a pisar. Sin embargo, que el recuerdo de los asistentes sea el calor que hacía en el evento o, en el peor de los casos, que alguien acabe sofocado o con un golpe de calor, más allá de las consecuencias a nivel de salud, puede llegar a afectar gravemente a la imagen del organizador.
6 formas de hacer que el calor no sea un inconveniente
1- Tener un plan B
En invierno tenemos un back-up por si llueve, en verano debería haberlo por si la temperatura asciende más de lo esperado. Contar con la posibilidad de trasladar el evento a una zona cubierta o en el interior, bien climatizada, es una opción que debería contemplarse, especialmente en eventos más corporativos.
2- Hidratación
Es fundamental que los asistentes se mantengan hidratados. El agua debe ser accesible y ubicarse en zonas muy visibles para los asistentes. También se recomienda que, en el caso de las conferencias o seminarios, se incite activamente a los asistentes a hidratarse y hacer pausas específicas.
3- Protección solar
Si vamos a estar al aire libre, en una zona en la que de el sol, la crema solar es fundamental. The Skin Cancer Foundation estima que el número de nuevos casos de melanoma diagnosticados en 2024 aumentará un 7,3%. Pongamos un poco de nuestra parte… Se pueden repartir envases pequeños de tamaño de viaje con crema solar en los welcome packs o en las zonas comunes. IDEA: son una opción muy interesante de patrocinio 😉
4- Zona de sombra y refrigeración
Es aconsejable contar con una sala con aire acondicionado para los asistentes que necesiten refrescarse del calor. También se recomiendan los ventiladores de nebulización.
5- Vestimenta
Se puede incluir en la invitación al evento algunas recomendaciones de vestimenta, recordando usar colores claros y telas ligeras, además de informar de las condiciones climáticas que se esperan. Las toallas frescas para la nuca de los asistentes son un complemento bienvenido.
6- Horario
Deberían organizarse los eventos al aire libre durante las horas más frescas del día o de la noche. En Tokio hizo tanto calor durante los Juegos Olímpicos de Verano de 2020 que hubo que ajustar los horarios para proteger a los atletas y espectadores de las enfermedades relacionadas con el calor. Evitar las franjas de entre las 14:00h. y las 17:00h. de la tarde.
Fuente: Skift Meetings
