Cómo negociar con un espacio a última hora sin perder la cabeza (ni el presupuesto)
El pánico de última hora… Tu cliente te ha pedido un evento para YA y estás viviendo una pesadilla: reservar un espacio a última hora y con muy poco margen.
Conseguir un espacio para eventos a última hora puede parecer una misión imposible, pero tranquilo: con un enfoque estratégico y buenas tácticas de negociación, puedes conseguir un acuerdo.
Aquí te dejamos 6 consejos para que consigas cerrar un buen acuerdo y gestionar correctamente esta situación.
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La honestidad como principio clave
Primero, sé sincero. El propietario del local ya sabe que estas contra reloj, así que mejor juega con las cartas sobre la mesa. Dile desde el principio cuál es tu presupuesto y cuándo necesitas el lugar.
No hay tiempo para andar con rodeos o para esperar a que las tarifas se ajusten automáticamente a tu favor. Cuanto más claro seas, más fácil será establecer expectativas realistas y evitar malentendidos.
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Pide flexibilidad, pero sin sonar desesperado
Las políticas de cancelación, los requisitos de depósito y las tarifas extras pueden ser tu perdición, así que este es el momento de sacar tu lado negociador.
Propón condiciones flexibles: como la posibilidad de reducir las penalizaciones por cancelación o que no te cobren cargos extras por una hora de montaje. Eso sí, evita sonar como que harías cualquier cosa por el lugar, porque lo último que quieres es que te sientan el miedo.
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Utiliza el viejo truco de “cliente frecuente”
Si ya has trabajado con el espacio antes o tienes planes de hacerlo a futuro, úsalo a tu favor. Ofrece la posibilidad de eventos futuros como incentivo a la negociación, dejando claro que tu interés no se limita al evento de última hora.
A los propietarios de locales les encanta saber que no solo llenarán su espacio ahora, sino que también tendrán flujo constante de negocio contigo más adelante.
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¿Espacio sin reserva? ¡Aprovéchalo!
Una táctica efectiva consiste en contactar a varios lugares para verificar su disponibilidad. Si alguno de ellos tiene un espacio que no ha podido ocupar, será tu oportunidad de negociación.
Puedes aplicar el famoso “win-win” (o me das un buen precio o te quedas con el espacio vacío y sin dinero). Es simple y muchas veces irresistible.
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Mantén tus prioridades claras (pero sé flexible)
Aunque sea una situación urgente, no pierdas de vista lo esencial. Asegúrate de que el lugar cuente con lo que realmente necesitas: capacidad, equipo de sonido, opciones de catering, estacionamiento… lo básico para que tu evento no sea un caos.
A partir de ahí, puedes mostrar flexibilidad en otras áreas, como los horarios de montaje o decorado. Cuánto más flexible seas, más dispuesto estará el propietario en llegar a un acuerdo contigo.
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Sigue buscando alternativas
Si la primera opción te sale con el clásico “estamos llenos hasta el año que viene”, no te preocupes. Sabías qué podía pasar. Llama al próximo lugar en tu lista y pídeles, presupuesto y especificaciones técnicas.
Encontrar un espacio para un evento de última hora no tiene por qué ser una tortura. Con un enfoque estratégico, un poco de picardía y manteniendo la calma, puedes encontrar el lugar perfecto sin que se te vaya demasiado presupuesto.
Fuente: LinkedIn
